intajLa risposta breve
KSeF (Krajowy System e-Faktur) è il sistema statale polacco in cui le fatture vengono emesse, ricevute e conservate come file strutturati XML. Dal 1° febbraio 2026 ogni impresa riceve le fatture dei fornitori polacchi tramite questo sistema. L'emissione in KSeF è diventata obbligatoria il 1° febbraio 2026 per le aziende con un fatturato 2024 superiore a 200 milioni di PLN, e il 1° aprile 2026 per tutte le altre, ditte individuali e venditori esenti da IVA inclusi. Fino al 31 dicembre 2026 puoi ancora emettere fatture al di fuori di KSeF nei mesi in cui il totale di tali fatture non superi 10.000 PLN IVA inclusa; dal 1° gennaio 2027 questa agevolazione termina.
Le date, in ordine
- Dal 1° febbraio 2026: ogni impresa riceve fatture tramite KSeF, e le aziende con un fatturato 2024 superiore a 200 milioni di PLN vi emettono le proprie fatture.
- Dal 1° aprile 2026: tutte le altre imprese emettono fatture in KSeF, qualunque sia la loro forma giuridica, sia registrate ai fini IVA sia esenti.
- Fino al 31 dicembre 2026: le fatture possono ancora essere emesse al di fuori di KSeF (su carta o in PDF) nei mesi in cui il loro totale non superi 10.000 PLN IVA inclusa.
- Dal 1° gennaio 2027: KSeF diventa obbligatorio anche per i venditori più piccoli.
L'agevolazione di 10.000 PLN nel dettaglio
Solo le fatture che altrimenti dovrebbero obbligatoriamente passare per KSeF concorrono al limite. Le fatture a privati (fatture per consumatori) e le fatture da registratore di cassa non vengono conteggiate. Se una fattura fa superare la soglia mensile di 10.000 PLN, quella fattura e tutte le successive devono essere emesse in KSeF. L'agevolazione riguarda unicamente l'emissione: devi comunque ricevere le fatture dei tuoi fornitori in KSeF.
Chi ne è escluso
- Le fatture verso privati che non svolgono attività d'impresa non devono transitare per KSeF; puoi comunque emetterle lì se lo desideri.
- Le fatture ricevute da fornitori esteri non vengono comunicate a KSeF.
- Le fatture destinate a clienti all'estero vengono emesse in KSeF come qualsiasi fattura polacca e poi trasmesse al cliente secondo le modalità concordate (ad esempio come PDF provvisto di codice QR KSeF).
Cosa fare adesso
- Accedi a KSeF una volta (tramite Podpis Zaufany, firma qualificata o, secondo quanto indicato dal ministero, mObywatel) e controlla le fatture indirizzate al tuo NIP: KSeF non invia notifiche.
- Scegli la modalità di emissione: l'applicazione gratuita del ministero Aplikacja Podatnika KSeF (web), l'app mobile gratuita di KSeF, e-mikrofirma in e-Urząd Skarbowy oppure un software di contabilità collegato a KSeF. Non è necessario alcun programma a pagamento.
- Se usufruisci dell'agevolazione fino a 10.000 PLN, somma le tue fatture commerciali ogni mese ed effettua il passaggio entro il 1° gennaio 2027 al più tardi.
- Se uno studio contabile emette le tue fatture, assegna le autorizzazioni su KSeF anziché condividere le tue credenziali di accesso.
Hai ricevuto una fattura elettronica da un fornitore? Apri l'XML o il PDF Factur-X come fattura leggibile nel visualizzatore gratuito. Solo visualizzatore: mostra i dati e non convalida, non certifica e non riceve fatture (i file FatturaPA dello SdI non sono supportati).
Domande
Sono in regime di esenzione IVA. KSeF si applica anche a me?
Sì. Secondo il Ministero delle Finanze, ogni contribuente tenuto a emettere fattura, registrato o esente da IVA, la emette in KSeF dal 1° aprile 2026, salvo l'agevolazione fino a 10.000 PLN valida fino alla fine del 2026.
Il mio cliente ha l'obbligo di accettare una fattura KSeF?
No. Una fattura si considera ricevuta nel momento in cui KSeF le attribuisce il relativo numero. Solo con consumatori e clienti all'estero si concorda la modalità di recapito, ad esempio come PDF.
Cosa succede se KSeF o la connessione internet non funzionano?
KSeF dispone di modalità offline: emetti la fattura al di fuori del sistema e la invii a KSeF successivamente, entro il giorno lavorativo seguente nei casi ordinari ed entro 7 giorni lavorativi dalla fine di un guasto annunciato ufficialmente. Le fatture offline consegnate all'acquirente contengono codici QR.
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