intaj結論から
すべての請求書に明確な支払期日を書き、週に1回未入金の請求書を確認し、決まったタイミングで同じ3通のリマインドを送りましょう。期日当日、7日後、14日後です。クライアントは、怒った催促よりも予測できる催促のほうが早く払ってくれます。
請求書を送る前に
支払いの遅れの多くは、わかりにくい請求書から始まります。次の3点で催促の手間は大きく減ります：
- 本当の支払期日。「受領後」や「30日以内」ではなく、「10月15日までにお支払いください」と書く。
- 使える支払情報。振込先や支払リンクを書き、振込名義に請求書番号を入れてもらう。
- 正しい相手。請求書を承認するのは誰かを確認し、普段の担当者だけでなくその人にも送る。
支払条件は仕事を始める前に合意し、書面に残しましょう。提案書に1行あれば十分です。
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週に1回、10分の確認
曜日を1つ決め（月曜がおすすめ）、送付済みで未入金の請求書を期日順にすべて確認します。期日を過ぎたものには、順番どおり次のリマインドを送ります。仕組みはこれだけです。ただし、未入金の請求書を1か所で見られることが前提なので、メールを探すのではなく一覧を1つ持ちましょう。
3通のリマインド
コピーして名前と金額を変え、決まった日に送りましょう。あえて短くしています。
1. 期日当日：やわらかいお知らせ
佐藤様、請求書INV-012（120,000円）のお支払期日が本日となっておりますので、念のためご連絡いたしました。お支払先は請求書に記載しております。請求書を再度添付いたします。どうぞよろしくお願いいたします。
2. 7日後：予定日を確認する
佐藤様、10月15日がお支払期日の請求書INV-012（120,000円）について、まだ入金を確認できておりません。お支払いのご予定を教えていただけますでしょうか。必要な書類があれば再送いたします。
3. 14日後：直接話す
佐藤様、請求書INV-012のお支払いが期日から14日経過しております。今週中に一度お電話で確認させていただけますでしょうか。お取り決めのとおり、お支払いが完了するまで本プロジェクトの新規作業は一時停止いたします。
作業の一時停止に触れるのは、契約で認められている場合だけにし、言ったことは実行しましょう。3通目のあとは、メールを重ねるより電話のほうが効果的なことが多いです。
期日どおりに入金してもらう習慣
- 請求書は月末ではなく、納品したその日に送る。
- 新しいクライアントや大きな案件では、始める前に着手金をお願いする。
- 長い案件はマイルストーンに分け、それぞれ請求する。
- 期日どおりに払ってくれるクライアントにはお礼を伝える。ちゃんと伝わります。
- クライアントごとの入金までの日数をメモしておく。次の見積もりに役立ちます。
よくある質問
遅延損害金を請求すべき？
契約に書いてあり、あなたの国や地域で認められている場合だけです。多くのフリーランスは契約に入れておきつつ、実際に使うことはまれです。たいていはリマインドで解決します。
クライアントから返事が来なくなったら？
電話をし、そのあと金額、期日、最終期限を書いた書面での最終通知を送りましょう。それでも解決しなければ、お住まいの国の少額訴訟や債権回収の手段を確認してください。
リマインドを送るのは失礼？
いいえ。リマインドはビジネスでは普通のことで、経理部門もそれを前提にしていることが多いです。黙って不満をためるより、丁寧で定期的な確認のほうがずっとプロらしい対応です。