intajLa risposta breve
Metti una scadenza chiara su ogni fattura, controlla le fatture non pagate una volta a settimana e invia sempre gli stessi tre solleciti a date fisse: il giorno della scadenza, sette giorni dopo e quattordici giorni dopo. I clienti pagano prima quando i solleciti sono prevedibili, non quando sono arrabbiati.
Prima di inviare la fattura
La maggior parte dei ritardi di pagamento nasce da una fattura poco chiara. Tre dettagli ti evitano molti solleciti:
- Una scadenza vera. Scrivi “scadenza 15 ottobre”, non “a ricevimento” o “30 giorni”.
- Coordinate di pagamento che funzionano: IBAN o un link di pagamento, con il numero della fattura come causale.
- La persona giusta. Chiedi chi approva le fatture e inviala a lei, non solo al tuo referente abituale.
Concorda i termini di pagamento prima di iniziare il lavoro e mettili per iscritto. Basta una riga nel preventivo.
Un controllo settimanale di dieci minuti
Scegli un giorno, il lunedì va bene, e guarda tutte le fatture inviate ma non pagate, ordinate per scadenza. Quelle oltre la scadenza ricevono il sollecito successivo della sequenza. Il sistema è tutto qui. Funziona solo se vedi tutte le fatture non pagate in un unico posto, quindi tieni un solo elenco invece di cercare nella casella di posta.
I tre solleciti
Copiali, cambia nomi e importi e inviali nei tempi previsti. Sono brevi di proposito.
1. Il giorno della scadenza: un promemoria cordiale
Ciao Sam, ti ricordo che la fattura INV-012 da 1.200 scade oggi. Le coordinate di pagamento sono sulla fattura, che ti allego di nuovo qui. Grazie!
2. Sette giorni di ritardo: chiedi una data
Ciao Sam, la fattura INV-012 da 1.200 scadeva il 15 ottobre e non ho ancora visto il pagamento. Puoi dirmi quando è previsto? Se ti serve qualcosa, te lo rimando volentieri.
3. Quattordici giorni di ritardo: una conversazione diretta
Ciao Sam, la fattura INV-012 è scaduta da 14 giorni. Possiamo sentirci brevemente questa settimana per risolvere? Come da accordi, sospendo i nuovi lavori sul progetto finché non sarà saldata.
Parla di sospendere il lavoro solo se il tuo accordo lo prevede, e fai quello che dici. Dopo il terzo messaggio, una telefonata di solito funziona meglio dell'ennesima email.
Abitudini che ti fanno pagare puntuale
- Fattura il giorno in cui consegni il lavoro, non a fine mese.
- Per i nuovi clienti o i progetti più grandi, chiedi un acconto prima di iniziare.
- Dividi i progetti lunghi in tappe e fattura ciascuna.
- Ringrazia i clienti che pagano puntuali. Se ne accorgono.
- Annota quanto ci mette ogni cliente a pagare. Ti aiuta quando prezzi il progetto successivo.
Domande
Devo applicare interessi di mora?
Solo se sono previsti nel tuo accordo e consentiti dove lavori. Molti freelance li inseriscono nel contratto e li applicano di rado; il grosso del lavoro lo fanno i solleciti.
E se un cliente smette di rispondere?
Telefona, poi invia un ultimo avviso scritto con l'importo, la scadenza e un termine per pagare. Se non basta, informati sulle procedure per i crediti di piccolo importo o su un servizio di recupero crediti nel tuo Paese.
È scortese inviare solleciti?
No. I solleciti sono una parte normale del lavoro, e spesso gli uffici amministrativi ci contano. Un sollecito cortese e regolare è più professionale del silenzio seguito dalla frustrazione.
Guida correlata: come calcolare la tua tariffa oraria da freelance · Tutte le guide
Guida correlata: come organizzare Notion per il lavoro da freelance