intajLa risposta breve
Crea cinque database: Clienti, Progetti, Attività, Fatture e un Registro ore. Collegali con le relazioni, così ogni progetto appartiene a un cliente e ogni attività, ora e fattura appartiene a un progetto. Poi crea una sola home page che filtra quei database sulla settimana in corso. Tutto il resto è facoltativo.
Prima di iniziare: un workspace, una pagina
Crea una pagina chiamata Attività professionale e costruisci tutto al suo interno. Tieni le note personali altrove. Una sola pagina significa un solo posto in cui cercare, una sola pagina da duplicare come backup e una sola pagina da condividere in futuro con un assistente. Il piano gratuito di Notion basta per tutto questo.
Passo 1: Clienti
Parti da una semplice tabella. Ogni cliente ha una riga con uno stato (Contatto, Preventivo inviato, Attivo, Passato), un'email di contatto e la data del prossimo follow-up. La data di follow-up è la proprietà che quasi tutti saltano, ed è quella che riporta lavoro: una vista filtrata sui clienti con follow-up oggi o prima è la tua lista di cose da fare per trovare nuovi lavori.
Passo 2: Progetti
Aggiungi un database Progetti con una relazione a Clienti, così ogni progetto appartiene a un solo cliente. Dagli uno stato (Preventivo, Attivo, Consegnato, Chiuso), una scadenza, un tipo di fatturazione (prezzo fisso, orario o retainer) e l'importo concordato. Più avanti, un rollup da Fatture mostrerà quanta parte di quell'importo è stata davvero pagata.
Passo 3: Attività
Le attività hanno bisogno di una relazione a Progetti, una data di scadenza e uno stato. Tieni poche proprietà: un database di attività con dodici colonne smette di essere usato entro un mese. Le viste contano più delle proprietà: un elenco filtrato su ciò che scade questa settimana, ordinato per data con le attività in ritardo in cima, è dove lavorerai davvero.
Aggiungi su Progetti un rollup che conta le attività completate rispetto a tutte le attività. Dividendo l'uno per l'altro ottieni una percentuale di avanzamento che si aggiorna da sola.
Passo 4: Registro ore
Un piccolo database con una data, un numero di ore e una relazione al progetto. Registra a blocchi, non a minuti: 2,5 ore sul redesign, 1 ora di call. Lo scopo non è controllarti. È l'unico numero che ti dice quanto ti ha pagato davvero all'ora un progetto a prezzo fisso, una volta finito.
Passo 5: Fatture
Ogni fattura è una riga con un importo, una data di emissione, una data di scadenza, uno stato (Bozza, Inviata, Pagata, Annullata) e una relazione al progetto. Aggiungi una formula che confronta la scadenza con oggi e mostra Scade tra 8 giorni, Scade oggi o In ritardo di 10 giorni. Una vista chiamata In attesa di pagamento, filtrata su Inviata e ordinata per scadenza, è quella che apri ogni lunedì.
Passo 6: Collega i soldi
Ora le relazioni ripagano. Su Progetti, aggiungi un rollup che somma le fatture pagate e un altro che somma le ore registrate. Una formula che divide l'incassato per le ore dà la tariffa oraria effettiva del progetto. Su Clienti, aggrega con un rollup le fatture non pagate per vedere chi ti deve dei soldi, e tutte le fatture pagate per vedere quali clienti vale la pena tenere.
Passo 7: Crea una home page
Crea una pagina chiamata Home in cima ad Attività professionale e aggiungi viste collegate dei database appena creati, ognuna filtrata: attività in scadenza questa settimana, progetti attivi con il loro avanzamento, fatture in attesa di pagamento e clienti da ricontattare. È l'unica pagina che ti serve aprire in una giornata normale. Se una vista non cambia quello che fai dopo, eliminala.
Come mantenerlo vivo
- Aggiungi ogni nuovo cliente il giorno del primo contatto, anche se è solo un potenziale cliente.
- Crea il progetto prima che inizi il lavoro, non dopo la prima fattura.
- Registra le ore alla fine di ogni giornata: dopo una settimana non te le ricorderai più.
- Dedica 20 minuti ogni lunedì alla pagina iniziale: invia le fatture, sollecita quelle scadute, fissa i prossimi follow-up.
- Rivedi la struttura una volta a trimestre ed elimina quello che non usi più.
Errori comuni
- Partire da un template con venti database e poi abbandonarlo.
- Una pagina separata per ogni cliente invece di un unico database Clienti.
- Gestire le attività in Notion ma le fatture in un foglio di calcolo, così niente è collegato.
- Costruire dashboard prima di avere dati da mostrarci.
Domande
Serve un piano Notion a pagamento?
No. Database, relazioni, rollup, formule e viste collegate sono tutti inclusi nel piano gratuito. Il piano gratuito limita i grafici a uno per workspace, che basta per le entrate mensili.
Quanto tempo serve per costruirlo?
Una serata, se segui i passaggi in ordine, più il tempo per inserire i clienti attuali e le fatture aperte. Gran parte del lavoro sono le relazioni e i rollup dei passaggi 2, 3 e 6.
Meglio costruirlo da solo o usare un template?
Costruiscilo da solo se vuoi imparare Notion e hai una serata a disposizione. Usa un template se vuoi iniziare a lavorarci oggi: uno buono ha gli stessi cinque database, già collegati, e dati di esempio che puoi eliminare.
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