intaj핵심만 먼저
데이터베이스 다섯 개를 만드세요. 클라이언트, 프로젝트, 할 일, 청구서, 작업 시간 기록이에요. 관계형으로 연결해서 모든 프로젝트는 하나의 클라이언트에, 모든 할 일·시간·청구서는 하나의 프로젝트에 속하게 하세요. 그런 다음 이 데이터베이스들을 이번 주 것만 보이도록 필터링한 홈 페이지를 하나 만드세요. 나머지는 선택 사항이에요.
시작하기 전에: 워크스페이스 하나, 페이지 하나
'비즈니스'라는 페이지를 하나 만들고 모든 걸 그 안에 만드세요. 개인 메모는 다른 곳에 두고요. 페이지가 하나면 검색할 곳도 하나, 백업용으로 복제할 페이지도 하나, 나중에 어시스턴트와 공유할 페이지도 하나예요. 이 모든 건 Notion 무료 요금제로 충분해요.
1단계: 클라이언트
간단한 표로 시작하세요. 클라이언트마다 한 행씩, 상태(잠재 고객, 제안서 발송, 진행 중, 지난 고객), 연락처 이메일, 다음 팔로업 날짜를 넣어요. 팔로업 날짜는 대부분 건너뛰는 속성이지만, 일을 다시 불러오는 건 바로 이 속성이에요. 팔로업 날짜가 오늘이거나 그 이전인 클라이언트만 보이는 보기가 곧 신규 영업 할 일 목록이 돼요.
2단계: 프로젝트
클라이언트와 관계형으로 연결된 '프로젝트' 데이터베이스를 추가해서, 프로젝트마다 정확히 하나의 클라이언트에 속하게 하세요. 상태(제안, 진행 중, 납품 완료, 종료), 마감일, 청구 방식(고정, 시간제, 월정액), 합의한 금액을 넣어요. 나중에 청구서에서 가져온 롤업으로 그 금액 중 실제로 입금된 액수를 볼 수 있어요.
3단계: 할 일
할 일에는 프로젝트와의 관계형, 마감일, 상태가 필요해요. 속성은 적게 유지하세요. 열이 열두 개나 되는 할 일 데이터베이스는 한 달 안에 아무도 안 써요. 속성보다 보기가 더 중요해요. 이번 주 마감인 것만 필터링하고 늦은 일을 맨 위로 날짜순 정렬한 목록이 실제로 일하게 될 곳이에요.
프로젝트에 전체 할 일 대비 완료한 할 일 수를 세는 롤업을 추가하세요. 하나를 다른 하나로 나누면 알아서 채워지는 진행률이 돼요.
4단계: 작업 시간 기록
날짜, 시간 수, 프로젝트와의 관계형만 있는 작은 데이터베이스예요. 분 단위가 아니라 덩어리로 기록하세요. 리디자인 2.5시간, 미팅 1시간처럼요. 목적은 감시가 아니에요. 고정 금액 프로젝트가 끝났을 때 실제 시급이 얼마였는지 알려 주는 유일한 숫자이기 때문이에요.
5단계: 청구서
청구서는 한 건에 한 행씩, 금액, 발행일, 지급 기한, 상태(초안, 발송, 입금 완료, 취소), 프로젝트와의 관계형을 넣어요. 지급 기한과 오늘 날짜를 비교해서 '8일 남음', '오늘 마감', '10일 연체'를 보여 주는 수식을 추가하세요. '발송'만 필터링하고 기한순으로 정렬한 '입금 대기' 보기가 매주 월요일에 여는 보기예요.
6단계: 돈 연결하기
이제 관계형이 제 몫을 해요. 프로젝트에 입금 완료된 청구서 금액을 합산하는 롤업과 기록한 시간을 합산하는 롤업을 추가하세요. 입금액을 시간으로 나누는 수식이 그 프로젝트의 실질 시급이에요. 클라이언트에는 미입금 청구서를 롤업해서 누가 돈을 안 냈는지, 입금 완료된 청구서 전체를 롤업해서 어떤 클라이언트가 계속 함께할 가치가 있는지 확인하세요.
7단계: 홈 페이지 만들기
'비즈니스' 맨 위에 '홈' 페이지를 만들고, 방금 만든 데이터베이스의 링크된 보기를 각각 필터링해서 넣으세요. 이번 주 마감인 할 일, 진행률이 보이는 진행 중 프로젝트, 입금 대기 청구서, 팔로업할 클라이언트예요. 평소에는 이 페이지 하나만 열면 돼요. 다음 행동을 바꿔 주지 않는 보기는 지우세요.
계속 쓰는 비결
- 새 클라이언트는 처음 대화한 날 바로 등록하세요. 아직 잠재 고객이어도요.
- 프로젝트는 첫 청구서를 보낸 뒤가 아니라 작업을 시작하기 전에 만드세요.
- 작업 시간은 매일 하루를 마칠 때 기록하세요. 일주일이 지나면 기억나지 않아요.
- 매주 월요일 20분은 홈 페이지에 쓰세요. 청구서를 보내고, 연체된 건을 독촉하고, 후속 연락 일정을 잡아요.
- 분기마다 한 번 구조를 점검하고, 더 이상 쓰지 않는 건 지우세요.
흔한 실수
- 데이터베이스가 스무 개나 되는 템플릿으로 시작했다가 결국 손을 놓는 것.
- 클라이언트 데이터베이스 하나 대신 클라이언트마다 페이지를 따로 만드는 것.
- 작업은 Notion에서, 청구서는 스프레드시트에서 관리해서 아무것도 연결되지 않는 것.
- 보여 줄 데이터도 없는데 대시보드부터 만드는 것.
자주 묻는 질문
Notion 유료 요금제가 필요한가요?
아니요. 데이터베이스, 관계형 속성, 롤업, 수식, 링크된 뷰는 모두 무료 요금제에서 쓸 수 있어요. 무료 요금제에서는 차트가 워크스페이스당 하나로 제한되지만, 월별 수입을 보기에는 충분해요.
만드는 데 얼마나 걸리나요?
단계를 순서대로 따라가면 저녁 한나절이면 돼요. 여기에 지금 클라이언트와 미결제 청구서를 입력하는 시간이 더해져요. 작업의 대부분은 2, 3, 6단계의 관계형 속성과 롤업이에요.
직접 만들까요, 템플릿을 쓸까요?
Notion을 배우고 싶고 저녁 시간을 낼 수 있다면 직접 만드세요. 오늘 바로 쓰기 시작하고 싶다면 템플릿을 쓰세요. 좋은 템플릿에는 같은 다섯 개의 데이터베이스가 이미 연결되어 있고, 지워도 되는 샘플 데이터가 들어 있어요.
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