intajLa respuesta corta
Crea cinco bases de datos: Clientes, Proyectos, Tareas, Facturas y un Registro de horas. Conéctalas con relaciones para que cada proyecto pertenezca a un cliente y cada tarea, hora y factura pertenezca a un proyecto. Después crea una sola página de inicio que filtre esas bases de datos a esta semana. Todo lo demás es opcional.
Antes de empezar: un espacio de trabajo, una página
Crea una página llamada Negocio y construye todo dentro de ella. Guarda las notas personales en otro sitio. Una sola página significa un solo lugar donde buscar, una sola página que duplicar como copia de seguridad y una sola página que compartir más adelante con un asistente. El plan gratuito de Notion basta para todo esto.
Paso 1: Clientes
Empieza con una tabla sencilla. Cada cliente tiene una fila con un estado (Contacto, Propuesta enviada, Activo, Antiguo), un correo de contacto y una fecha de próximo seguimiento. La fecha de seguimiento es la propiedad que casi todo el mundo se salta, y es la que trae trabajo de vuelta: una vista filtrada a los clientes cuya fecha de seguimiento es hoy o anterior es una lista de tareas para conseguir nuevos encargos.
Paso 2: Proyectos
Añade una base de datos Proyectos con una relación a Clientes, para que cada proyecto pertenezca exactamente a un cliente. Dale un estado (Propuesta, Activo, Entregado, Cerrado), una fecha límite, un tipo de facturación (precio fijo, por horas o retainer) y el importe acordado. Más adelante, un rollup desde Facturas mostrará cuánto de ese importe se ha cobrado de verdad.
Paso 3: Tareas
Las tareas necesitan una relación a Proyectos, una fecha de vencimiento y un estado. Mantén pocas propiedades; una base de datos de tareas con doce columnas deja de usarse en un mes. Las vistas importan más que las propiedades: una lista filtrada a lo que vence esta semana, ordenada por fecha y con las tareas atrasadas primero, es donde trabajarás de verdad.
Añade en Proyectos un rollup que cuente las tareas completadas frente al total de tareas. Al dividir una cifra entre la otra obtienes un porcentaje de progreso que se rellena solo.
Paso 4: Registro de horas
Una base de datos pequeña con una fecha, un número de horas y una relación al proyecto. Registra por bloques, no por minutos: 2,5 horas en el rediseño, 1 hora en llamadas. No se trata de vigilarte. Es el único número que te dice cuánto pagó por hora un proyecto a precio fijo una vez terminado.
Paso 5: Facturas
Cada factura es una fila con un importe, una fecha de emisión, una fecha de vencimiento, un estado (Borrador, Enviada, Pagada, Anulada) y una relación al proyecto. Añade una fórmula que compare la fecha de vencimiento con hoy y muestre Vence en 8 días, Vence hoy o 10 días de retraso. Una vista llamada Pendientes de cobro, filtrada a Enviada y ordenada por fecha de vencimiento, es la vista que abrirás cada lunes.
Paso 6: Conecta el dinero
Ahora las relaciones dan fruto. En Proyectos, añade un rollup que sume las facturas pagadas y otro que sume las horas registradas. Una fórmula que divida lo cobrado entre las horas es la tarifa por hora real del proyecto. En Clientes, agrupa con un rollup las facturas sin pagar para ver quién te debe, y todas las pagadas para ver qué clientes merece la pena conservar.
Paso 7: Crea una página de inicio
Crea una página llamada Inicio en la parte superior de Negocio y añade vistas vinculadas de las bases de datos que acabas de crear, cada una filtrada: tareas que vencen esta semana, proyectos activos con su progreso, facturas pendientes de cobro y clientes con seguimiento pendiente. Es la única página que necesitas abrir en un día normal. Si una vista no cambia lo que vas a hacer a continuación, elimínala.
Cómo mantenerlo vivo
- Añade cada cliente nuevo el día que hablas con él por primera vez, aunque sea como contacto.
- Crea el proyecto antes de que empiece el trabajo, no después de la primera factura.
- Registra las horas al final de cada día; una semana después no te acordarás.
- Dedica 20 minutos cada lunes a la página de inicio: envía facturas, reclama las atrasadas y fija seguimientos.
- Revisa la estructura una vez por trimestre y borra lo que hayas dejado de usar.
Errores comunes
- Empezar con una plantilla de veinte bases de datos y abandonarla.
- Una página distinta por cliente en lugar de una sola base de datos Clientes.
- Llevar las tareas en Notion pero las facturas en una hoja de cálculo, de modo que nada se conecta.
- Construir paneles antes de tener datos que mostrar en ellos.
Preguntas
¿Necesito un plan de pago de Notion?
No. Bases de datos, relaciones, rollups, fórmulas y vistas vinculadas están todas en el plan gratuito. El plan gratuito limita los gráficos a uno por espacio de trabajo, que basta para los ingresos por mes.
¿Cuánto se tarda en construirlo?
Una tarde si sigues los pasos en orden, más el tiempo de introducir tus clientes actuales y las facturas abiertas. La mayor parte del trabajo son las relaciones y los rollups de los pasos 2, 3 y 6.
¿Lo construyo yo o uso una plantilla?
Constrúyelo tú si quieres aprender Notion y tienes una tarde libre. Usa una plantilla si quieres empezar a trabajar en ella hoy; una buena tiene las mismas cinco bases de datos, ya conectadas, y datos de ejemplo que puedes borrar.
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