intajDie kurze Antwort
Lege fünf Datenbanken an: Kunden, Projekte, Aufgaben, Rechnungen und ein Zeitprotokoll. Verbinde sie mit Relationen, sodass jedes Projekt zu einem Kunden gehört und jede Aufgabe, Stunde und Rechnung zu einem Projekt. Baue dann eine einzige Startseite, die diese Datenbanken auf diese Woche filtert. Alles andere ist optional.
Bevor du anfängst: ein Workspace, eine Seite
Lege eine Seite namens Business an und baue alles darin auf. Private Notizen bleiben woanders. Eine Seite heißt: ein Ort zum Suchen, eine Seite, die du als Backup duplizierst, und eine Seite, die du später mit einer Assistenz teilst. Der kostenlose Notion-Plan reicht für all das.
Schritt 1: Kunden
Beginne mit einer einfachen Tabelle. Jeder Kunde bekommt eine Zeile mit Status (Lead, Angebot gesendet, Aktiv, Ehemalig), Kontakt-E-Mail und dem Datum der nächsten Nachfassaktion. Dieses Datum ist die Eigenschaft, die fast alle weglassen, und genau sie bringt Arbeit zurück: Eine Ansicht, gefiltert auf Kunden, deren Nachfassdatum heute oder früher ist, ist deine To-do-Liste für neue Aufträge.
Schritt 2: Projekte
Lege eine Datenbank Projekte mit einer Relation zu Kunden an, sodass jedes Projekt genau einem Kunden gehört. Gib ihr einen Status (Angebot, Aktiv, Geliefert, Abgeschlossen), eine Deadline, eine Abrechnungsart (Festpreis, Stunden oder Retainer) und den vereinbarten Betrag. Später zeigt ein Rollup aus Rechnungen, wie viel davon tatsächlich bezahlt wurde.
Schritt 3: Aufgaben
Aufgaben brauchen eine Relation zu Projekten, ein Fälligkeitsdatum und einen Status. Halte die Eigenschaften knapp; eine Aufgaben-Datenbank mit zwölf Spalten wird nach einem Monat nicht mehr benutzt. Die Ansichten zählen mehr als die Eigenschaften: Eine Liste, gefiltert auf diese Woche, sortiert nach Datum und mit überfälligen Aufgaben zuerst, ist der Ort, an dem du wirklich arbeitest.
Füge in Projekte ein Rollup hinzu, das erledigte Aufgaben gegen alle Aufgaben zählt. Teilst du das eine durch das andere, bekommst du einen Fortschritt in Prozent, der sich von selbst füllt.
Schritt 4: Zeitprotokoll
Eine kleine Datenbank mit Datum, Stundenzahl und einer Relation zum Projekt. Erfasse in Blöcken, nicht in Minuten: 2,5 Stunden Redesign, 1 Stunde Calls. Es geht nicht um Kontrolle. Es ist die eine Zahl, die dir sagt, was ein Festpreisprojekt am Ende wirklich pro Stunde gebracht hat.
Schritt 5: Rechnungen
Jede Rechnung ist eine Zeile mit Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Status (Entwurf, Gesendet, Bezahlt, Storniert) und einer Relation zum Projekt. Füge eine Formel hinzu, die das Fälligkeitsdatum mit heute vergleicht und Fällig in 8 Tagen, Heute fällig oder 10 Tage überfällig anzeigt. Eine Ansicht namens Offene Zahlungen, gefiltert auf Gesendet und sortiert nach Fälligkeit, ist die Ansicht, die du jeden Montag öffnest.
Schritt 6: Das Geld verbinden
Jetzt zahlen sich die Relationen aus. Füge in Projekte ein Rollup hinzu, das bezahlte Rechnungen summiert, und eines, das erfasste Stunden summiert. Eine Formel, die Bezahlt durch Stunden teilt, ist der effektive Stundensatz des Projekts. In Kunden fasst du offene Rechnungen zusammen, um zu sehen, wer dir Geld schuldet, und alle bezahlten, um zu sehen, welche Kunden es wert sind, gehalten zu werden.
Schritt 7: Eine Startseite bauen
Lege ganz oben in Business eine Seite namens Start an und füge verknüpfte Ansichten der gerade gebauten Datenbanken ein, jede gefiltert: Aufgaben, die diese Woche fällig sind, aktive Projekte mit Fortschritt, offene Rechnungen und Kunden, bei denen eine Nachfassaktion ansteht. Das ist die einzige Seite, die du an einem normalen Tag öffnen musst. Wenn eine Ansicht nicht ändert, was du als Nächstes tust, entferne sie.
So bleibt es lebendig
- Trage jeden neuen Kunden am Tag des ersten Gesprächs ein, und sei es als Lead.
- Lege das Projekt an, bevor die Arbeit beginnt, nicht nach der ersten Rechnung.
- Erfasse die Stunden am Ende jedes Tages; eine Woche später weißt du es nicht mehr.
- Nimm dir jeden Montag 20 Minuten für die Startseite: Rechnungen senden, überfällige anmahnen, Nachfassaktionen setzen.
- Prüfe die Struktur einmal im Quartal und lösche, was du nicht mehr benutzt.
Häufige Fehler
- Mit einer Vorlage mit zwanzig Datenbanken anfangen und sie dann aufgeben.
- Eine eigene Seite pro Kunde statt einer einzigen Datenbank Kunden.
- Aufgaben in Notion führen, Rechnungen aber in einer Tabelle, sodass nichts verbunden ist.
- Dashboards bauen, bevor es Daten gibt, die man darin zeigen könnte.
Fragen
Brauche ich einen bezahlten Notion-Tarif?
Nein. Datenbanken, Relationen, Rollups, Formeln und verknüpfte Ansichten sind alle im kostenlosen Plan enthalten. Der kostenlose Plan erlaubt ein Diagramm pro Workspace, und das reicht für die Einnahmen pro Monat.
Wie lange dauert der Aufbau?
Ein Abend, wenn du die Schritte der Reihe nach gehst, plus die Zeit, deine aktuellen Kunden und offenen Rechnungen einzutragen. Der größte Teil der Arbeit sind die Relationen und Rollups in den Schritten 2, 3 und 6.
Selbst bauen oder eine Vorlage nehmen?
Baue es selbst, wenn du Notion lernen willst und einen Abend Zeit hast. Nimm eine Vorlage, wenn du heute darin arbeiten willst; eine gute hat dieselben fünf Datenbanken, bereits verbunden, und Beispieldaten, die du löschen kannst.
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