intajA resposta curta
Crie cinco bancos de dados: Clientes, Projetos, Tarefas, Faturas e um Registro de horas. Conecte-os com relações para que cada projeto pertença a um cliente e cada tarefa, hora e fatura pertença a um projeto. Depois monte uma única página inicial que filtre esses bancos de dados para esta semana. Todo o resto é opcional.
Antes de começar: um workspace, uma página
Crie uma página chamada Negócio e monte tudo dentro dela. Deixe as anotações pessoais em outro lugar. Uma única página significa um só lugar para buscar, uma só página para duplicar como backup e uma só página para compartilhar com um assistente mais tarde. O plano gratuito do Notion é suficiente para tudo isso.
Passo 1: Clientes
Comece com uma tabela simples. Cada cliente ganha uma linha com um status (Lead, Proposta enviada, Ativo, Antigo), um e-mail de contato e uma data do próximo follow-up. A data de follow-up é a propriedade que quase todo mundo pula, e é a que traz trabalho de volta: uma visualização filtrada para os clientes cuja data de follow-up é hoje ou anterior é uma lista de tarefas para conseguir novos trabalhos.
Passo 2: Projetos
Adicione um banco de dados Projetos com uma relação para Clientes, para que cada projeto pertença a exatamente um cliente. Dê a ele um status (Proposta, Ativo, Entregue, Encerrado), um prazo, um tipo de cobrança (preço fixo, por hora ou retainer) e o valor combinado. Mais tarde, um rollup a partir de Faturas vai mostrar quanto desse valor foi de fato pago.
Passo 3: Tarefas
As tarefas precisam de uma relação para Projetos, uma data de entrega e um status. Mantenha poucas propriedades; um banco de dados de tarefas com doze colunas deixa de ser usado em um mês. As visualizações importam mais do que as propriedades: uma lista filtrada para o que vence esta semana, ordenada por data e com as tarefas atrasadas primeiro, é onde você vai trabalhar de verdade.
Adicione em Projetos um rollup que conte as tarefas concluídas em relação ao total de tarefas. Dividir um pelo outro dá uma porcentagem de progresso que se preenche sozinha.
Passo 4: Registro de horas
Um banco de dados pequeno com uma data, um número de horas e uma relação para o projeto. Registre em blocos, não em minutos: 2,5 horas no redesign, 1 hora em reuniões. A ideia não é vigilância. É o único número que diz quanto um projeto de preço fixo pagou por hora depois de concluído.
Passo 5: Faturas
Cada fatura é uma linha com um valor, uma data de emissão, uma data de vencimento, um status (Rascunho, Enviada, Paga, Cancelada) e uma relação para o projeto. Adicione uma fórmula que compare a data de vencimento com hoje e mostre Vence em 8 dias, Vence hoje ou 10 dias de atraso. Uma visualização chamada Aguardando pagamento, filtrada para Enviada e ordenada por vencimento, é a que você abre toda segunda-feira.
Passo 6: Conecte o dinheiro
Agora as relações compensam. Em Projetos, adicione um rollup que some as faturas pagas e outro que some as horas registradas. Uma fórmula que divida o valor pago pelas horas é o valor por hora real do projeto. Em Clientes, use um rollup das faturas não pagas para ver quem está te devendo, e de todas as pagas para ver quais clientes valem a pena manter.
Passo 7: Monte uma página inicial
Crie uma página chamada Início no topo de Negócio e adicione visualizações vinculadas dos bancos de dados que você acabou de criar, cada uma filtrada: tarefas que vencem esta semana, projetos ativos com o progresso, faturas aguardando pagamento e clientes com follow-up pendente. É a única página que você precisa abrir num dia normal. Se uma visualização não muda o que você vai fazer em seguida, remova-a.
Como manter tudo vivo
- Cadastre cada cliente novo no dia da primeira conversa, mesmo que só como lead.
- Crie o projeto antes de o trabalho começar, não depois da primeira fatura.
- Registre as horas no fim de cada dia; uma semana depois você não vai lembrar.
- Reserve 20 minutos toda segunda-feira para a página inicial: envie faturas, cobre as atrasadas e marque os follow-ups.
- Revise a estrutura uma vez por trimestre e apague o que você parou de usar.
Erros comuns
- Começar com um template de vinte bancos de dados e depois abandoná-lo.
- Uma página separada por cliente em vez de um único banco de dados Clientes.
- Acompanhar tarefas no Notion, mas faturas numa planilha, de modo que nada se conecta.
- Montar dashboards antes de ter dados para mostrar neles.
Perguntas
Preciso de um plano pago do Notion?
Não. Bancos de dados, relações, rollups, fórmulas e visualizações vinculadas estão todos no plano gratuito. O plano gratuito limita os gráficos a um por workspace, o que basta para a receita por mês.
Quanto tempo leva para montar?
Uma noite, se você seguir os passos na ordem, mais o tempo de cadastrar seus clientes atuais e as faturas em aberto. A maior parte do trabalho são as relações e os rollups dos passos 2, 3 e 6.
Devo montar sozinho ou usar um template?
Monte você mesmo se quiser aprender Notion e tiver uma noite livre. Use um template se quiser começar a trabalhar nele hoje; um bom template tem os mesmos cinco bancos de dados, já conectados, e dados de exemplo que você pode apagar.
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