intaj結論から
5つのデータベースを作ります。クライアント、プロジェクト、タスク、請求書、作業時間ログです。リレーションでつなぎ、どのプロジェクトも1つのクライアントに、どのタスク・時間・請求書も1つのプロジェクトに属するようにします。そのうえで、これらを今週分に絞り込んだホームページを1つ作ります。それ以外は任意です。
始める前に：ワークスペースは1つ、ページも1つ
「仕事」という名前のページを1つ作り、すべてをその中に作ります。個人的なメモは別の場所に。ページが1つなら、探す場所も1つ、バックアップとして複製するのも1ページ、あとでアシスタントに共有するのも1ページで済みます。Notionの無料プランで十分です。
ステップ1：クライアント
シンプルなテーブルから始めます。クライアントごとに1行、ステータス（見込み、提案済み、進行中、過去）、連絡先メール、次回フォローアップ日を持たせます。フォローアップ日はほとんどの人が省く項目ですが、仕事を呼び戻すのはこの項目です。フォローアップ日が今日以前のクライアントだけを表示するビューが、そのまま新規案件のToDoリストになります。
ステップ2：プロジェクト
クライアントへのリレーションを持つ「プロジェクト」データベースを追加し、各プロジェクトがちょうど1つのクライアントに属するようにします。ステータス（提案、進行中、納品済み、完了）、締め切り、請求方式（固定、時間制、月額）、合意金額を持たせます。あとで請求書からのロールアップで、その金額のうち実際に入金された額がわかります。
ステップ3：タスク
タスクにはプロジェクトへのリレーション、期限、ステータスが必要です。プロパティは少なく。列が12個もあるタスクデータベースは1か月で使われなくなります。プロパティよりビューが大切です。今週が期限のものに絞り、日付順で遅れているものを先頭にしたリストが、実際に仕事をする場所になります。
プロジェクトに、完了タスク数と全タスク数を数えるロールアップを追加します。一方を他方で割れば、自動で埋まる進捗率になります。
ステップ4：作業時間ログ
日付、時間数、プロジェクトへのリレーションだけの小さなデータベースです。分単位ではなくブロックで記録します。リニューアルに2.5時間、打ち合わせに1時間、というように。目的は監視ではありません。固定料金のプロジェクトが終わったとき、実際に時給いくらだったのかを教えてくれる唯一の数字です。
ステップ5：請求書
請求書は1行ずつ、金額、発行日、支払期限、ステータス（下書き、送付済み、入金済み、無効）、プロジェクトへのリレーションを持ちます。支払期限と今日を比べて「あと8日」「本日期限」「10日超過」と表示する関数を追加します。送付済みに絞って期限順に並べた「入金待ち」ビューが、毎週月曜に開くビューです。
ステップ6：お金をつなぐ
ここでリレーションが効いてきます。プロジェクトに、入金済み請求書を合計するロールアップと、記録した時間を合計するロールアップを追加します。入金額を時間で割る関数が、そのプロジェクトの実質時給です。クライアントには未入金の請求書をロールアップして誰が未払いかを、入金済みの全請求書をロールアップしてどのクライアントを大切にすべきかを見ます。
ステップ7：ホームページを作る
「仕事」ページの先頭に「ホーム」というページを作り、今作ったデータベースのリンクドビューを、それぞれ絞り込んで並べます。今週期限のタスク、進捗付きの進行中プロジェクト、入金待ちの請求書、フォローアップ予定のクライアント。普段の日に開くのはこのページだけで十分です。次の行動を変えないビューがあれば、消してください。
続けるために
- 新しいクライアントは、最初に話した日のうちに、見込みの段階でも登録する。
- プロジェクトは仕事が始まる前に作る。最初の請求書の後ではなく。
- 時間は毎日の終わりに記録する。1週間後には覚えていない。
- 毎週月曜に20分、ホームページを見る。請求書を送り、遅れているものを催促し、フォローアップを設定する。
- 四半期に1回、構成を見直し、使わなくなったものを消す。
よくある間違い
- データベースが20個もあるテンプレートで始めて、結局使わなくなる。
- クライアントデータベース1つではなく、クライアントごとに別ページを作る。
- タスクはNotion、請求書はスプレッドシートで管理し、何もつながらない。
- 表示するデータがないうちにダッシュボードを作る。
よくある質問
Notion の有料プランは必要ですか？
いいえ。データベース、リレーション、ロールアップ、関数、リンクドビューはすべて無料プランで使えます。無料プランではチャートがワークスペースごとに1つまでですが、月別収入のチャートには十分です。
作るのにどのくらいかかりますか？
手順どおりに進めれば一晩です。それに、今のクライアントと未入金の請求書を入力する時間が加わります。作業の大半は、ステップ2・3・6のリレーションとロールアップです。
自分で作るべきか、テンプレートを使うべきか？
Notionを学びたくて一晩使えるなら、自分で作りましょう。今日から使い始めたいならテンプレートを。良いテンプレートには同じ5つのデータベースがすでにつながった状態で入っていて、サンプルデータは削除できます。
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