intajLa réponse courte
Créez cinq bases de données : Clients, Projets, Tâches, Factures et un Journal des heures. Reliez-les par des relations pour que chaque projet appartienne à un client et que chaque tâche, heure et facture appartienne à un projet. Créez ensuite une seule page d'accueil qui filtre ces bases sur la semaine en cours. Tout le reste est facultatif.
Avant de commencer : un espace de travail, une page
Créez une page nommée Activité et construisez tout à l'intérieur. Gardez vos notes personnelles ailleurs. Une seule page, c'est un seul endroit où chercher, une seule page à dupliquer comme sauvegarde et une seule page à partager plus tard avec un assistant. Le plan gratuit de Notion suffit pour tout cela.
Étape 1 : Clients
Commencez par un tableau simple. Chaque client a une ligne avec un statut (Prospect, Devis envoyé, Actif, Ancien), un e-mail de contact et une date de prochaine relance. La date de relance est la propriété que presque tout le monde oublie, et c'est celle qui ramène du travail : une vue filtrée sur les clients dont la date de relance est aujourd'hui ou antérieure est votre liste de tâches pour trouver de nouvelles missions.
Étape 2 : Projets
Ajoutez une base Projets avec une relation vers Clients, pour que chaque projet appartienne à exactement un client. Donnez-lui un statut (Devis, Actif, Livré, Clôturé), une échéance, un type de facturation (forfait, horaire ou abonnement) et le montant convenu. Plus tard, un rollup depuis Factures montrera quelle part de ce montant a réellement été payée.
Étape 3 : Tâches
Les tâches ont besoin d'une relation vers Projets, d'une date d'échéance et d'un statut. Gardez peu de propriétés : une base de tâches à douze colonnes n'est plus utilisée au bout d'un mois. Les vues comptent plus que les propriétés : une liste filtrée sur ce qui est dû cette semaine, triée par date avec les tâches en retard en premier, est l'endroit où vous travaillerez vraiment.
Ajoutez dans Projets un rollup qui compte les tâches terminées par rapport à l'ensemble des tâches. En divisant l'un par l'autre, vous obtenez un pourcentage d'avancement qui se remplit tout seul.
Étape 4 : Journal des heures
Une petite base avec une date, un nombre d'heures et une relation vers le projet. Enregistrez par blocs, pas à la minute : 2,5 heures sur la refonte, 1 heure d'appels. Le but n'est pas la surveillance. C'est le seul chiffre qui vous dit combien un projet au forfait a réellement rapporté par heure une fois terminé.
Étape 5 : Factures
Chaque facture est une ligne avec un montant, une date d'émission, une date d'échéance, un statut (Brouillon, Envoyée, Payée, Annulée) et une relation vers le projet. Ajoutez une formule qui compare la date d'échéance à aujourd'hui et affiche Échéance dans 8 jours, Échéance aujourd'hui ou 10 jours de retard. Une vue nommée En attente de paiement, filtrée sur Envoyée et triée par échéance, est celle que vous ouvrez chaque lundi.
Étape 6 : Reliez l'argent
C'est ici que les relations paient. Dans Projets, ajoutez un rollup qui additionne les factures payées et un autre qui additionne les heures enregistrées. Une formule qui divise le montant payé par les heures donne le taux horaire effectif du projet. Dans Clients, agrégez les factures impayées pour voir qui vous doit de l'argent, et toutes les factures payées pour voir quels clients valent la peine d'être gardés.
Étape 7 : Construisez une page d'accueil
Créez une page nommée Accueil en haut d'Activité et ajoutez-y des vues liées des bases que vous venez de créer, chacune filtrée : tâches dues cette semaine, projets actifs avec leur avancement, factures en attente de paiement et clients à relancer. C'est la seule page à ouvrir un jour normal. Si une vue ne change pas ce que vous allez faire ensuite, supprimez-la.
Pour que ça reste vivant
- Ajoutez chaque nouveau client le jour du premier échange, même comme simple prospect.
- Créez le projet avant le début du travail, pas après la première facture.
- Enregistrez les heures à la fin de chaque journée ; une semaine plus tard, vous ne vous en souviendrez plus.
- Passez 20 minutes chaque lundi sur la page d'accueil : envoyez les factures, relancez celles en retard, fixez les relances.
- Revoyez la structure une fois par trimestre et supprimez ce que vous n'utilisez plus.
Erreurs fréquentes
- Commencer avec un modèle à vingt bases de données, puis l'abandonner.
- Une page par client au lieu d'une seule base Clients.
- Suivre les tâches dans Notion mais les factures dans un tableur, si bien que rien n'est relié.
- Construire des tableaux de bord avant d'avoir des données à y afficher.
Questions
Faut-il un abonnement Notion payant ?
Non. Bases de données, relations, rollups, formules et vues liées sont toutes dans le plan gratuit. Le plan gratuit limite les graphiques à un par espace de travail, ce qui suffit pour le revenu par mois.
Combien de temps faut-il pour le construire ?
Une soirée si vous suivez les étapes dans l'ordre, plus le temps de saisir vos clients actuels et vos factures en cours. L'essentiel du travail, ce sont les relations et les rollups des étapes 2, 3 et 6.
Le construire moi-même ou utiliser un modèle ?
Construisez-le vous-même si vous voulez apprendre Notion et avez une soirée devant vous. Utilisez un modèle si vous voulez commencer à y travailler aujourd'hui ; un bon modèle a les cinq mêmes bases, déjà reliées, et des données d'exemple que vous pouvez supprimer.
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