intajLa respuesta corta
Una factura de freelance necesita diez cosas: tu nombre y datos de contacto, el nombre y la dirección del cliente, un número de factura único, la fecha de emisión, una fecha de vencimiento real, una línea por cada entregable con su importe, el total, la línea de impuestos que exija tu país, cómo pagar y tus condiciones de pago. Envíala el mismo día que entregas, en PDF, con el número de factura en el asunto del correo.
Qué incluir, de arriba abajo
- Tus datos: nombre o razón social, dirección, correo y tu NIF o identificador fiscal si tu país lo emite.
- Los datos del cliente: la razón social de la empresa, su dirección y el nombre de la persona que aprueba las facturas.
- La palabra Factura y un número único, por ejemplo FAC-2026-014. Nunca repitas ni saltes un número; la secuencia es lo que hace defendible tu contabilidad.
- Fecha de emisión y fecha de vencimiento, escritas como fechas. "Vence el 20 de octubre" funciona; "a 30 días" y "a la recepción" se ignoran.
- Una línea por entregable: qué fue, la cantidad o las horas, el precio unitario y el total de la línea. "Textos para la web, 5 páginas, 1.200" es claro; "servicios prestados" no lo es.
- Subtotal, la línea de IVA o impuestos con su tipo, y el total a pagar, en la moneda acordada.
- Cómo pagar: datos bancarios o un enlace de pago, y la referencia que debe usar el cliente (el número de factura).
- Las condiciones de pago en una línea: la fecha de vencimiento otra vez y qué pasa después de ella.
¿Prefieres papel? Descarga la plantilla de factura en blanco (PDF, A4 o tamaño Carta).
Una numeración que se mantiene ordenada
Elige un formato y consérvalo durante años. Año más un número correlativo es suficiente: FAC-2026-001, FAC-2026-002. Si trabajas para varios clientes con retainer, un código de cliente en el número (FAC-2026-ACME-003) facilita las búsquedas más adelante. Los borradores no reciben número hasta que se envían, así que un borrador anulado nunca deja un hueco.
Condiciones de pago que consiguen que te paguen
Las condiciones van primero en la propuesta y después en la factura. Los plazos cortos son normales para un freelance: 14 días es lo habitual, 7 para trabajos pequeños. Indica la consecuencia con calma y solo si vas a aplicarla: "El pago vence el 20 de octubre. Las facturas impagadas después de esa fecha devengan un 2 % mensual." Para clientes nuevos o proyectos grandes, factura un anticipo antes de empezar, normalmente entre el 30 y el 50 por ciento.
Subtotal = suma de los totales de línea
Total a pagar = subtotal + impuestos (si aplican) − anticipo ya pagado
El correo que la acompaña
Que no pase de cuatro líneas. Asunto: Factura FAC-2026-014 de Tu Nombre, vence el 20 de octubre. Cuerpo: qué cubre la factura en una frase, el importe y la fecha de vencimiento, el PDF adjunto y un agradecimiento. Envíalo a la persona que aprueba las facturas, con tu contacto habitual en copia. El documento es la factura; el correo es solo la entrega.
Cuándo enviarla
El día que entregas, no a final de mes. Para proyectos de más de un mes, acuerda hitos y factura cada uno cuando se acepte. Para retainers, factura el mismo día de cada mes, por adelantado. Cuanto antes exista la factura, antes existe el vencimiento, y antes notas cuando pasa.
Errores comunes
- Sin fecha de vencimiento, o con un vencimiento escrito como un plazo que el departamento de cuentas del cliente tiene que interpretar.
- Enviar la factura a tu contacto en lugar de a quien aprueba los pagos.
- Una sola línea vaga para todo el proyecto, que invita a preguntas y retrasos.
- Modificar la factura después de enviarla. Emite una factura rectificativa y un número nuevo.
- Olvidar el anticipo ya pagado, de modo que el total es incorrecto y la factura vuelve rebotada.
Preguntas
¿Necesito un número fiscal para facturar?
Depende de dónde estés registrado. Muchos países exigen un identificador fiscal o de empresa en cada factura a partir de cierto volumen de ingresos, y algunos lo exigen desde la primera factura. Consulta las normas de tu país; esta guía trata de formato y hábitos, no de asesoría fiscal.
¿Y los clientes de otro país?
Acuerda la moneda y quién paga las comisiones de transferencia antes de empezar el trabajo, y escribe ambas cosas en la factura. Añade la dirección legal completa del cliente y, en muchos casos, una nota indicando que los impuestos se gestionan según las normas locales del cliente. Para importes pequeños, los enlaces de pago suelen costar menos que las transferencias internacionales.
¿Factura, presupuesto o recibo?
El presupuesto es el precio antes del trabajo; la factura es la solicitud de pago después; el recibo confirma que el pago llegó. Mantén el mismo número en los tres (P-014, FAC-014, R-014) y el rastro documental se explica solo.
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