Come scrivere una fattura da freelance (cosa includere, con checklist)

Aggiornato a ottobre 2026 · 7 min di lettura

La risposta breve

Una fattura da freelance deve contenere dieci elementi: il tuo nome e i tuoi recapiti, il nome e l'indirizzo del cliente, un numero di fattura univoco, la data di emissione, una vera data di scadenza, una riga per ogni prestazione con il relativo importo, il totale, l'eventuale voce d'imposta richiesta dal tuo paese, come pagare e le tue condizioni di pagamento. Inviala il giorno della consegna, in PDF, con il numero di fattura nell'oggetto dell'email.

Cosa includere, dall'alto in basso

I tuoi dati: nome o ragione sociale, indirizzo, email e la tua partita IVA o codice fiscale, se il tuo paese li prevede.
I dati del cliente: la ragione sociale dell'azienda, il suo indirizzo e il nome della persona che approva le fatture.
La parola Fattura e un numero univoco, ad esempio FT-2026-014. Non riutilizzare né saltare mai un numero: è la sequenza a rendere la tua contabilità difendibile.
Data di emissione e data di scadenza, scritte come date. «Da pagare entro il 20 ottobre» funziona; «30 giorni» e «a ricevimento» vengono ignorati.
Una riga per prestazione: di cosa si tratta, la quantità o le ore, il prezzo unitario e il totale della riga. «Testi del sito, 5 pagine, 1.200» è chiaro; «servizi resi» no.
Imponibile, l'eventuale riga IVA o d'imposta con la sua aliquota e il totale da pagare, nella valuta concordata.
Come pagare: coordinate bancarie o link di pagamento, e la causale che il cliente deve indicare (il numero di fattura).
Condizioni di pagamento in una riga: di nuovo la data di scadenza e cosa succede dopo.

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Preferisci la carta? Scarica il modello di fattura in bianco (PDF, A4 o US Letter).

Una numerazione che resta ordinata

Scegli un formato e mantienilo per anni. Anno più numero progressivo basta: FT-2026-001, FT-2026-002. Se lavori per pochi clienti con un contratto mensile, un codice cliente nel numero (FT-2026-ACME-003) rende più facili le ricerche in futuro. Le bozze ricevono un numero solo quando vengono inviate, così una bozza annullata non lascia mai un buco.

Condizioni di pagamento che ti fanno pagare

Le condizioni vanno prima nel preventivo e poi in fattura. Per un freelance le scadenze brevi sono normali: 14 giorni è comune, 7 per i lavori piccoli. Indica la conseguenza con calma e solo se la applicherai davvero: «Il pagamento è dovuto entro il 20 ottobre. Sulle fatture non pagate dopo tale data maturano interessi del 2% al mese.» Per i nuovi clienti o i progetti grandi, fattura un acconto prima di iniziare, di solito dal 30 al 50 per cento.

Totale riga = quantità × prezzo unitario
Imponibile = somma dei totali di riga
Totale da pagare = imponibile + imposta (se prevista) − acconto già versato

L'email che la accompagna

Bastano quattro righe. Oggetto: Fattura FT-2026-014 da Il Tuo Nome, scadenza 20 ottobre. Testo: cosa copre la fattura in una frase, l'importo e la data di scadenza, il PDF in allegato e un ringraziamento. Inviala alla persona che approva le fatture, con il tuo referente abituale in copia. Il documento è la fattura; l'email serve solo a consegnarla.

Quando inviarla

Il giorno della consegna, non a fine mese. Per i progetti di oltre un mese, concorda delle milestone e fattura ciascuna appena viene approvata. Per i contratti mensili, fattura lo stesso giorno di ogni mese, in anticipo. Prima esiste la fattura, prima esiste la scadenza, e prima ti accorgi quando è passata.

Sappi quando scade ogni fattura. Invoice Tracker Lite è un template Notion gratuito: ogni fattura che invii mostra da sola «scade tra 8 giorni», «scade oggi» o «10 giorni di ritardo», e una vista In attesa di pagamento ordina per data quello che ti devono. Funziona con Notion Free, in 7 lingue.

Scarica il modello gratuito

Errori comuni

Nessuna data di scadenza, o una scadenza scritta come un termine che l'amministrazione del cliente deve interpretare.
Inviare la fattura al tuo referente invece che a chi approva i pagamenti.
Un'unica riga generica per tutto il progetto, che invita domande e ritardi.
Modificare la fattura dopo averla inviata. Emetti invece una nota di credito e un nuovo numero.
Dimenticare l'acconto già versato: il totale è sbagliato e la fattura torna indietro.

Domande

Serve una partita IVA per fatturare?

Dipende da dove sei registrato. Molti paesi richiedono un codice fiscale o una partita IVA su ogni fattura oltre una certa soglia di fatturato, e alcuni fin dalla prima fattura. Verifica le regole locali: questa guida riguarda l'impaginazione e le abitudini, non la consulenza fiscale.

E i clienti in un altro paese?

Concorda la valuta e chi paga le commissioni del bonifico prima di iniziare il lavoro, e scrivi entrambe le cose in fattura. Aggiungi l'indirizzo legale completo del cliente e, in molti casi, una nota che indica che l'imposta è gestita secondo le regole locali del cliente. Per importi piccoli, i link di pagamento costano spesso meno dei bonifici internazionali.

Fattura, preventivo o ricevuta?

Il preventivo è il prezzo prima del lavoro; la fattura è la richiesta di pagamento dopo; la ricevuta conferma che il pagamento è arrivato. Usa lo stesso numero per tutti e tre (P-014, FT-014, R-014) e la traccia documentale si spiega da sola.

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