Wie du als Freelancer eine Rechnung schreibst (Pflichtangaben, mit Checkliste)

Aktualisiert im Oktober 2026 · 7 Min. Lesezeit

Die kurze Antwort

Eine Freelancer-Rechnung braucht zehn Dinge: deinen Namen und deine Kontaktdaten, Name und Anschrift des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, ein echtes Fälligkeitsdatum, eine Zeile pro Leistung mit Betrag, die Summe, die in deinem Land vorgeschriebene Steuerzeile, die Zahlungsart und deine Zahlungsbedingungen. Schick sie am Tag der Lieferung als PDF, mit der Rechnungsnummer im Betreff.

Was hineingehört, von oben nach unten

Deine Angaben: Name oder Firmenname, Anschrift, E-Mail und deine Steuernummer oder USt-IdNr., sofern dein Land eine vergibt.
Die Angaben des Kunden: der rechtliche Firmenname, die Anschrift und der Name der Person, die Rechnungen freigibt.
Das Wort Rechnung und eine eindeutige Nummer, zum Beispiel RE-2026-014. Nie eine Nummer doppelt vergeben oder auslassen; die lückenlose Folge macht deine Buchführung belastbar.
Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum, als Datum geschrieben. „Fällig am 20. Oktober“ funktioniert; „30 Tage netto“ und „sofort nach Erhalt“ werden überlesen.
Eine Zeile pro Leistung: was es war, Menge oder Stunden, Einzelpreis und Zeilensumme. „Website-Texte, 5 Seiten, 1.200“ ist klar; „erbrachte Leistungen“ nicht.
Zwischensumme, die Umsatzsteuerzeile mit Satz (oder der Hinweis auf Kleinunternehmerregelung) und der fällige Gesamtbetrag in der vereinbarten Währung.
Zahlungsweg: Bankverbindung oder Zahlungslink und der Verwendungszweck, den der Kunde angeben soll (die Rechnungsnummer).
Zahlungsbedingungen in einer Zeile: noch einmal das Fälligkeitsdatum und was danach passiert.

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Lieber auf Papier? Lade die leere Rechnungsvorlage herunter (PDF, A4 oder US-Letter).

Eine Nummerierung, die ordentlich bleibt

Wähle ein Format und behalte es jahrelang bei. Jahr plus laufende Nummer reicht: RE-2026-001, RE-2026-002. Wenn du für einige Kunden auf Retainer-Basis arbeitest, erleichtert ein Kundenkürzel in der Nummer (RE-2026-ACME-003) später die Suche. Entwürfe bekommen erst beim Versand eine Nummer, sodass ein verworfener Entwurf nie eine Lücke hinterlässt.

Zahlungsbedingungen, mit denen du bezahlt wirst

Bedingungen gehören zuerst ins Angebot und dann auf die Rechnung. Kurze Fristen sind für Freelancer normal: 14 Tage sind üblich, 7 bei kleinen Aufträgen. Nenne die Konsequenz ruhig und nur, wenn du sie auch anwendest: „Zahlbar bis 20. Oktober. Danach fallen 2 % Verzugszinsen pro Monat an.“ Bei neuen Kunden oder großen Projekten stellst du vor Beginn eine Anzahlung in Rechnung, meist 30 bis 50 Prozent.

Zeilensumme = Menge × Einzelpreis
Zwischensumme = Summe der Zeilensummen
Fälliger Betrag = Zwischensumme + Steuer (falls zutreffend) − bereits gezahlte Anzahlung

Die E-Mail dazu

Vier Zeilen genügen. Betreff: Rechnung RE-2026-014 von Dein Name, fällig am 20. Oktober. Text: was die Rechnung abdeckt in einem Satz, Betrag und Fälligkeit, das PDF im Anhang und ein Dankeschön. Schick sie an die Person, die Rechnungen freigibt, mit deinem üblichen Ansprechpartner in Kopie. Das Dokument ist die Rechnung; die E-Mail ist nur die Zustellung.

Wann du sie schickst

Am Tag der Lieferung, nicht am Monatsende. Bei Projekten über einen Monat vereinbarst du Meilensteine und stellst jeden nach Abnahme in Rechnung. Bei Retainern stellst du jeden Monat am selben Tag im Voraus in Rechnung. Je früher die Rechnung existiert, desto früher existiert die Fälligkeit, und desto früher merkst du, wenn sie überschritten wird.

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Häufige Fehler

Kein Fälligkeitsdatum, oder eine Fälligkeit als Frist formuliert, die die Buchhaltung des Kunden erst auslegen muss.
Die Rechnung an deinen Ansprechpartner schicken statt an die Person, die Zahlungen freigibt.
Eine einzige vage Zeile für das ganze Projekt, die Rückfragen und Verzögerungen einlädt.
Die Rechnung nach dem Versand ändern. Stell stattdessen eine Gutschrift und eine neue Nummer aus.
Die bereits gezahlte Anzahlung vergessen, sodass die Summe falsch ist und die Rechnung zurückkommt.

Fragen

Brauche ich eine Steuernummer, um Rechnungen zu stellen?

Das hängt davon ab, wo du gemeldet bist. Viele Länder verlangen ab einer Umsatzgrenze eine Steuer- oder Unternehmensnummer auf jeder Rechnung, manche schon ab der ersten. Prüfe die Regeln vor Ort; dieser Leitfaden behandelt Aufbau und Gewohnheiten, keine Steuerberatung.

Und Kunden im Ausland?

Kläre Währung und Übernahme der Überweisungsgebühren vor Arbeitsbeginn und schreib beides auf die Rechnung. Ergänze die vollständige rechtliche Anschrift des Kunden und oft einen Hinweis, dass die Steuer nach den Regeln im Land des Kunden behandelt wird. Zahlungslinks sind bei kleinen Beträgen oft günstiger als Auslandsüberweisungen.

Rechnung, Angebot oder Quittung?

Das Angebot ist der Preis vor der Arbeit; die Rechnung ist die Zahlungsaufforderung danach; die Quittung bestätigt den Zahlungseingang. Behalte dieselbe Nummer für alle drei (A-014, RE-014, Q-014), dann erklärt sich der Belegweg von selbst.

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Wie du eine Freelancer-Rechnung schreibst