intaj핵심만 먼저
프리랜서 청구서에는 열 가지가 필요해요. 내 이름과 연락처, 클라이언트 이름과 주소, 고유한 청구서 번호, 발행일, 명확한 지급 기한, 결과물별 항목과 금액, 합계, 국가에서 요구하는 세금 항목, 지급 방법, 결제 조건이에요. 납품한 날 바로 PDF로 보내고, 이메일 제목에 청구서 번호를 넣으세요.
위에서 아래로, 들어가야 할 항목
- 내 정보: 이름 또는 상호, 주소, 이메일, 그리고 국가에서 발급하는 경우 세금 번호나 사업자 번호.
- 클라이언트 정보: 회사의 정식 법인명, 주소, 청구서를 승인하는 담당자 이름.
- '청구서(Invoice)'라는 표기와 INV-2026-014 같은 고유 번호. 번호는 절대 재사용하거나 건너뛰지 마세요. 번호가 끊김 없이 이어져야 장부를 떳떳하게 설명할 수 있어요.
- 발행일과 지급 기한은 날짜로 적으세요. '10월 20일까지'는 통하지만, 'net 30'이나 '수령 즉시'는 무시당해요.
- 결과물마다 한 줄: 무엇인지, 수량이나 시간, 단가, 항목 합계. '웹사이트 카피, 5페이지, 1,200'은 명확하지만 '용역 제공'은 그렇지 않아요.
- 소계, 세율을 함께 적은 세금 또는 부가가치세 항목, 그리고 합의한 통화로 표시한 최종 청구 금액.
- 지급 방법: 계좌 정보나 결제 링크, 그리고 클라이언트가 입력할 참조 번호(청구서 번호).
- 결제 조건 한 줄: 지급 기한을 다시 적고, 기한이 지나면 어떻게 되는지.
무료 청구서 작성 도구로 지금 바로 만들어 보세요. 이 목록의 항목이 모두 들어 있고, 가입 없이 1분이면 PDF가 완성돼요.
종이가 더 편하다면? 빈 청구서 템플릿을 다운로드하세요(PDF, A4 또는 US Letter).
깔끔하게 유지되는 번호 체계
형식을 하나 정해 몇 년이고 그대로 쓰세요. 연도에 일련번호를 붙이면 충분해요: INV-2026-001, INV-2026-002. 리테이너 클라이언트가 몇 곳 있다면 번호에 클라이언트 코드를 넣어 두면(INV-2026-ACME-003) 나중에 찾기 쉬워요. 초안 청구서에는 보낼 때까지 번호를 붙이지 않아요. 그래야 초안을 취소해도 번호에 빈칸이 생기지 않아요.
제때 돈을 받게 해 주는 결제 조건
결제 조건은 먼저 제안서에, 그다음 청구서에 적어요. 프리랜서에게는 짧은 기한이 일반적이에요. 보통 14일, 작은 작업은 7일이에요. 기한을 넘기면 어떻게 되는지는 담담하게, 실제로 적용할 생각일 때만 적으세요: "지급 기한은 10월 20일입니다. 이 날짜 이후 미지급 청구서에는 월 2%가 가산됩니다." 새 클라이언트나 큰 프로젝트라면 시작 전에 선금 청구서를 보내세요. 보통 30~50퍼센트예요.
소계 = 항목 합계의 총합
청구 금액 = 소계 + 세금(있는 경우) − 이미 받은 선금
함께 보내는 이메일
네 줄이면 충분해요. 제목: [내 이름] 청구서 INV-2026-014, 10월 20일 지급 기한. 본문: 청구서가 무엇에 대한 것인지 한 문장, 금액과 지급 기한, 첨부한 PDF, 그리고 감사 인사. 청구서를 승인하는 사람에게 보내고, 평소 연락하는 담당자는 참조에 넣으세요. 문서는 청구서 자체이고, 이메일은 전달 수단일 뿐이에요.
언제 보낼까
월말이 아니라 납품한 날 보내세요. 한 달 넘게 걸리는 프로젝트라면 마일스톤을 정하고, 각 단계가 승인될 때마다 청구서를 보내세요. 리테이너는 매달 같은 날 선불로 청구하세요. 청구서가 빨리 나갈수록 지급 기한도 빨리 생기고, 기한이 지났을 때도 빨리 알아챌 수 있어요.
흔한 실수
- 지급 기한이 없거나, 클라이언트 회계팀이 해석해야 하는 용어로 기한을 적는 것.
- 결제를 승인하는 사람이 아니라 평소 연락하는 담당자에게 청구서를 보내는 것.
- 프로젝트 전체를 모호한 한 줄로 적어서 질문과 지연을 부르는 것.
- 보낸 뒤에 청구서를 수정하는 것. 대신 크레딧 노트를 발행하고 새 번호로 다시 보내세요.
- 이미 받은 선금을 빼먹어서 합계가 틀리고, 청구서가 반려되는 것.
자주 묻는 질문
청구서를 보내려면 세금 번호가 필요한가요?
어디에 등록되어 있느냐에 따라 달라요. 많은 나라에서 매출이 일정 기준을 넘으면 모든 청구서에 세금 번호나 사업자 번호를 적도록 요구하고, 첫 청구서부터 요구하는 나라도 있어요. 현지 규정을 확인하세요. 이 가이드는 레이아웃과 습관에 관한 것이지 세무 조언이 아니에요.
해외 클라이언트는 어떻게 하나요?
작업을 시작하기 전에 통화와 송금 수수료를 누가 낼지 합의하고, 둘 다 청구서에 적으세요. 클라이언트의 정식 주소를 빠짐없이 적고, 많은 경우 세금은 클라이언트 현지 규정에 따라 처리된다는 문구를 덧붙이세요. 소액이라면 결제 링크가 해외 송금보다 수수료가 적은 경우가 많아요.
청구서, 견적서, 영수증은 뭐가 다를까요?
견적서는 작업 전의 가격, 청구서는 작업 후의 대금 청구, 영수증은 입금을 확인하는 문서예요. 세 문서에 같은 번호를 이어 쓰면(Q-014, INV-014, R-014) 서류 흐름이 저절로 설명돼요.
관련 가이드: 연체된 청구서 독촉하는 법 · 전체 가이드