intajLa respuesta corta
Si tienes un número de IVA belga activo y facturas a otra empresa registrada a efectos del IVA en Bélgica, la factura debe ser una factura electrónica estructurada intercambiada entre los programas de ambas empresas, en principio a través de Peppol en formato Peppol BIS. Un PDF enviado por correo electrónico o subido a un portal ya no cuenta como factura. Según el FPS Finance, esto también se aplica si utilizas el régimen de franquicia para pequeñas empresas (facturación anual de hasta 25.000 EUR), y toda empresa dentro del ámbito debe, como mínimo, poder recibir estas facturas.
Las fechas, en orden
- Desde el 1 de marzo de 2024: la facturación electrónica a través de Peppol es obligatoria para las facturas emitidas a organismos públicos belgas en contratos publicados a partir de esa fecha (por regla general a partir de 3.000 EUR sin IVA; los organismos federales también por debajo de esa cantidad).
- Desde el 1 de enero de 2026: las facturas electrónicas estructuradas son obligatorias para toda factura entre dos empresas belgas registradas a efectos del IVA que se redacte, emita o envíe a partir de esa fecha.
- De enero a marzo de 2026: el FPS Finance no aplicó sanciones por infracciones específicas de la nueva obligación a las empresas que habían tomado medidas oportunas y razonables. No hubo un aplazamiento general.
- A partir del 1 de abril de 2026: pueden aplicarse multas, entre otras cosas por no disponer de los medios técnicos para enviar y recibir facturas electrónicas estructuradas.
- 2028 (previsto): notificación electrónica de datos de facturación a la administración tributaria casi en tiempo real, anunciada en el acuerdo de coalición federal pero aún no convertida en ley.
Quiénes quedan fuera
- Las facturas a particulares (B2C) y a clientes en el extranjero quedan fuera de la obligación: sigue estando permitido el PDF o el papel. Aun así, debes poder recibir facturas electrónicas estructuradas de tus proveedores belgas.
- Las empresas que solo realizan entregas exentas en virtud del artículo 44 del Código del IVA (por ejemplo, determinados servicios médicos, educativos o culturales) no están obligadas a enviarlas ni a recibirlas.
- Las empresas no establecidas en Bélgica que no dispongan de un establecimiento permanente en el país quedan fuera, incluso si tienen un número de IVA belga.
- Los contribuyentes acogidos al régimen a tanto alzado (artículo 56 del Código del IVA, régimen que finaliza como máximo el 1 de enero de 2028) no están obligados a enviarlas, pero deben recibirlas.
- Si una de las dos partes no está registrada a efectos del IVA, la obligación no se aplica entre ellas.
Las multas
Las multas de IVA existentes para facturas que faltan o son incorrectas también se aplican a las facturas electrónicas estructuradas. Una nueva multa por no disponer de los medios técnicos para enviar y recibir facturas electrónicas estructuradas es de 1.500 EUR por una primera infracción, 3.000 EUR por una segunda y 5.000 EUR por cada una posterior; una infracción solo cuenta como reincidencia si se constata al menos tres meses después de la multa anterior.
Qué hacer ahora
- Comprueba tu situación con la herramienta oficial en einvoice.belgium.be ("¿Está mi empresa sujeta a la obligación de facturación electrónica B2B?") y consulta el estado de IVA de un cliente en el Banco Central de Empresas (KBO/BCE).
- Elige un software de facturación conectado a Peppol: el FPS BOSA publica una lista de soluciones, desde las de solo envío hasta las de procesamiento completo. No existe una aplicación gubernamental gratuita; consulta si una suscripción cubre tanto el envío como la recepción.
- Asegúrate de poder recibir: registra tu empresa en Peppol a través de tu software y conserva las facturas XML recibidas durante todo el periodo de conservación, junto con una copia legible (PDF o visor).
- Si un contable lleva tus libros, acuerda con él quién envía y quién recibe.
¿Recibiste una factura electrónica de un proveedor? Abre el XML o el PDF Factur-X como factura legible en el visor gratuito. Solo visor: muestra los datos y no valida, no certifica ni recibe facturas.
Preguntas
Mi facturación es inferior a 25.000 EUR y no cobro IVA. ¿Se me aplica esto a mí?
Sí. Según el FPS Finance, la obligación se aplica si utilizas el régimen de franquicia para pequeñas empresas (facturación anual de hasta 25.000 EUR): para facturas a empresas belgas registradas a efectos del IVA envías facturas electrónicas estructuradas, y debes poder recibirlas.
Solo trabajo para clientes particulares. ¿Necesito algo?
Tus facturas a particulares pueden seguir siendo en PDF o en papel. Pero debes poder recibir facturas electrónicas estructuradas de tus proveedores belgas, por lo que sigues necesitando una herramienta conectada a Peppol.
¿Tengo que adjuntar todavía un PDF?
No. La factura electrónica estructurada es la única factura legal; una copia en PDF es opcional y tu cliente no puede rechazar una factura porque no se adjunte un PDF. Cualquier archivo adjunto se envía por el mismo canal que la factura, nunca por separado por correo electrónico.
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