intajLa respuesta corta
Desde el 1 de enero de 2025, toda empresa en Alemania debe poder recibir facturas electrónicas de otras empresas alemanas. La emisión llega por etapas: las facturas en papel y PDF siguen permitidas en 2025 y 2026; en 2027, solo para empresas cuya facturación total del año anterior fue de 800.000 euros o menos; desde el 1 de enero de 2028, toda empresa emite facturas electrónicas a sus clientes empresa alemanes. Las pequeñas empresas del régimen Kleinunternehmer y las facturas de hasta 250 euros están exentas de emitirlas, pero no de recibirlas.
Las fechas, en orden
- Desde el 1 de enero de 2025: debes poder recibir facturas electrónicas de empresas alemanas. Basta con un buzón de email para recibirlas.
- 2025 y 2026: puedes seguir enviando facturas en papel o PDF a clientes empresa. Un PDF necesita el acuerdo de tu cliente, que puede ser informal.
- 2027: las facturas en papel y PDF siguen permitidas solo si tu facturación total de 2026 fue de 800.000 euros o menos.
- Desde el 1 de enero de 2028: toda factura a un cliente empresa alemán debe ser electrónica, salvo que se aplique una exención.
Quién está exento de emitir
- Las pequeñas empresas del régimen Kleinunternehmer (artículo 19 de la ley alemana del IVA) no tienen que emitir facturas electrónicas. Aun así, deben poder recibirlas.
- Las facturas de hasta 250 euros en total (facturas de pequeño importe) pueden seguir en papel o PDF.
- Las facturas a particulares (B2C) y a clientes fuera de Alemania no entran en la obligación alemana de factura electrónica.
Qué cuenta como factura electrónica
Una factura electrónica es un archivo de datos estructurado que sigue la norma europea EN 16931 y que un programa puede leer. En Alemania suele ser XRechnung o ZUGFeRD (versión 2.0.1 o posterior, salvo sus perfiles MINIMUM y BASIC-WL). Un PDF hecho en Word o en una app de facturas no es una factura electrónica, aunque se envíe por email; cuenta como «otra factura».
En Alemania no hay una plataforma pública central para las facturas entre empresas. Envías el archivo como envías hoy tus facturas, por ejemplo por email. Las facturas a organismos públicos ya tienen que ser XRechnung y a menudo se suben a un portal oficial.
Qué hacer ahora
- Asegúrate de poder abrir y archivar en su formato original los archivos XML que te envían tus proveedores.
- Comprueba si te acoges al régimen Kleinunternehmer: si es así, nada cambia para tus propias facturas.
- Si no, prepárate para 2027 o 2028 y pregunta a tu asesor fiscal cuál te corresponde.
- Reúne los datos de cada cliente empresa para la factura electrónica: dirección completa, número de IVA y, para organismos públicos, la referencia del comprador (Leitweg-ID).
¿Recibiste una factura electrónica de un proveedor? Abre el XML o el PDF Factur-X como factura legible en el visor gratuito. Solo visor: muestra los datos y no valida, no certifica ni recibe facturas.
Preguntas
¿Sigue siendo válida una factura en PDF?
Para clientes empresa en Alemania, sí hasta finales de 2026, y en 2027 si tu facturación de 2026 fue de 800.000 euros o menos, siempre que el cliente acepte recibirlo. Después, solo las facturas exentas pueden ser PDF.
Soy freelance y solo tengo clientes en el extranjero. ¿Me afecta?
La obligación de emitir cubre las facturas a empresas establecidas en Alemania. Tus facturas a clientes en el extranjero no están incluidas, pero igualmente debes poder recibir facturas electrónicas de proveedores alemanes.
¿Necesito un programa especial?
Para recibir, basta con un buzón de email y una forma de leer y guardar el XML. Para emitir, necesitas una herramienta que cree un archivo EN 16931 válido, y conviene comprobarlo con el validador oficial. Esta guía explica las normas; no es asesoramiento fiscal.
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