intajA resposta curta
Desde 1º de janeiro de 2025, toda empresa na Alemanha precisa conseguir receber faturas eletrônicas de outras empresas alemãs. A emissão vem em etapas: faturas em papel e PDF continuam permitidas em 2025 e 2026; em 2027, só para empresas cujo faturamento total no ano anterior foi de 800.000 euros ou menos; a partir de 1º de janeiro de 2028, toda empresa emite faturas eletrônicas para clientes empresariais alemães. Pequenas empresas no regime Kleinunternehmer e faturas de até 250 euros estão isentas de emitir, mas não de receber.
As datas, em ordem
- Desde 1º de janeiro de 2025: você precisa conseguir receber faturas eletrônicas de empresas alemãs. Uma caixa de e-mail basta para recebê-las.
- 2025 e 2026: você ainda pode enviar faturas em papel ou PDF a clientes empresariais. Um PDF precisa do acordo do cliente, que pode ser informal.
- 2027: faturas em papel e PDF continuam permitidas só se o seu faturamento total em 2026 foi de 800.000 euros ou menos.
- A partir de 1º de janeiro de 2028: toda fatura para um cliente empresarial alemão precisa ser eletrônica, salvo isenção.
Quem está isento de emitir
- Pequenas empresas no regime Kleinunternehmer (artigo 19 da lei alemã do IVA) não precisam emitir faturas eletrônicas. Mesmo assim, precisam conseguir recebê-las.
- Faturas de até 250 euros no total (faturas de pequeno valor) podem continuar em papel ou PDF.
- Faturas para pessoas físicas (B2C) e para clientes fora da Alemanha não entram na obrigação alemã de fatura eletrônica.
O que conta como fatura eletrônica
Uma fatura eletrônica é um arquivo de dados estruturado que segue a norma europeia EN 16931 e pode ser lido por software. Na Alemanha, isso geralmente significa XRechnung ou ZUGFeRD (versão 2.0.1 ou posterior, exceto os perfis MINIMUM e BASIC-WL). Um PDF criado no Word ou num app de faturas não é uma fatura eletrônica, mesmo enviado por e-mail; ele conta como "outra fatura".
Não existe na Alemanha uma plataforma pública central para faturas entre empresas. Você envia o arquivo como envia suas faturas hoje, por exemplo por e-mail. Faturas para órgãos públicos já precisam ser XRechnung e muitas vezes são enviadas por um portal do governo.
O que fazer agora
- Garanta que você consegue abrir e arquivar, no formato original, os arquivos XML que os fornecedores enviam.
- Verifique se você usa o regime Kleinunternehmer: se usa, nada muda nas suas próprias faturas.
- Se não usa, prepare-se para 2027 ou 2028 e pergunte ao seu contador qual vale para você.
- Reúna os dados de cada cliente empresarial para a fatura eletrônica: endereço completo, número de IVA e, para órgãos públicos, a referência do comprador (Leitweg-ID).
Recebeu uma fatura eletrônica de um fornecedor? Abra o XML ou o PDF Factur-X como fatura legível no visualizador gratuito. Apenas visualizador: mostra os dados e não valida, não certifica nem recebe faturas.
Perguntas
Uma fatura em PDF ainda vale?
Para clientes empresariais na Alemanha, sim até o fim de 2026, e em 2027 se o seu faturamento de 2026 foi de 800.000 euros ou menos, desde que o cliente aceite recebê-lo. Depois disso, só faturas isentas podem ser PDF.
Sou freelancer e só tenho clientes no exterior. Isso me afeta?
A obrigação de emitir vale para faturas a empresas estabelecidas na Alemanha. Suas faturas para clientes no exterior não entram, mas você ainda precisa conseguir receber faturas eletrônicas de fornecedores alemães.
Preciso de um software especial?
Para receber, bastam uma caixa de e-mail e um jeito de ler e guardar o XML. Para emitir, você precisa de uma ferramenta que crie um arquivo EN 16931 válido, e vale conferi-lo no validador oficial. Este guia explica as regras; não é consultoria tributária.
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